Tarefa em grupo 1

Olá pessoal!

No dia 22 de setembro foi passada uma atividade para os grupos de Diplomática e Tipologia Documental com a finalidade de levar para a aula um plano de classificação tipológico com as series documentais analisadas à partir dos documentos do nosso grupo ARQ IMIGRANTES.

Plano de classificação ARQ IMIGRANTES

Análise diplomática

Até o próximo post pessoal!

Tarefa em grupo 3

Boa tarde! Hoje iremos estabelecer alguns conceitos encontrados na tipologia documental que podem parecer semelhantes e gerar confusão.

Espécie, tipo e série documental:

Segundo Bellotto, espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas e que obedece a fórmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. E de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.
Ou seja, é dizer se o documento em questão é um ofício, carta, ata, memorando, portaria, boletim, atestado, certificado, etc. É estabelecer o que o documento é.

Já o tipo documental, segundo Bellotto, é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. Para o Dicionário de Terminologia Arquivística é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
É você atribuir à espécie documental uma atividade administrativa e estabelecer sua função/razão funcional naquela instituição. É estabelecer o que o documento é e para que ele serve. Às espécies documentais citadas anteriormente, podemos atribuir uma função/atividade, como ata de reunião, boletim de ocorrência, portaria de designação, etc.

A série documental é definida como a subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística. Ou seja, é um conjunto de documentos de mesma espécie documental reunidos por exercerem a mesma função ou atividade dentro do órgão.

Arquivo e coleção:

A palavra "arquivo" possui vários significados, podendo se referir à instituição ou serviço que faz a custódia de documentos, as instalações onde estes arquivos funcionam, o móvel destinado à guarda de documentos, e o conceito principal, que é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Já os documentos e objetos de uma coleção possuem um único vínculo que é pertencerem à mesma natureza e por este motivos foram reunidos e ordenados e têm como objetivo serem expositivos, não tendo ligação com as atividades ou funções que desempenham.

Classificação e plano de classificação:

Classificar é o ato de organizar, reunir e agrupar elementos de acordo com suas semelhanças. No meio arquivístico, classificar é, além disso, fazer a análise e identificação do conteúdo dos documentos e compreender as atividades que estes documentos exercem dentro daquela organização e não apenas agrupá-los por suas semelhanças. O plano de classificação é o instrumento utilizado pela arquivística para separar os documentos em classes, sub-classes, grupos e sub-grupos de acordo com suas funções e sub-funções.

Autenticidade e veracidade:

Autenticidade é atribuir valor a um documento para que este seja considerado legítimo e possa exercer suas funções administrativas e legais. Este valor pode ser apresentado por meio de uma assinatura ou carimbo, por exemplo. Se o documento apresenta estas características e os requisitos necessários para esta constatação, pode ser considerado autêntico. Já a veracidade diz respeito sobre o conteúdo do documento e se suas informações são verdadeiras ou não. A autenticidade não garante a veracidade das informações do documento, apenas atesta que o documento apresentou tais características necessárias. Da mesma forma, por mais que um documento seja verídico e suas informações sejam reais, como por exemplo uma cópia fiel de certidão de nascimento, se não houver nenhum tipo de comprovação, no caso ser reconhecida em cartório, o documento não é considerado autêntico.

Fluxo de Processo de Atividade Realizada no Arquivo Central da Universidade de Brasília

Olá pessoal, essa semana vamos falar um pouco sobre modelagem de processos de negócios, ou BPM (business process modeling), na sigla em inglês. e para facilitar a compreensão vamos por partes dando significado a modelo e processos de negócios separadamente para posteriormente chegarmos a definição completa. Pois bem, o que vem a ser um modelo? Um modelo nada mais é do que uma representação simplificada da realidade, já o processo de negócio é uma sequência de atividades iniciadas a partir de uma demanda com o objetivo de entregar algum resultado. Juntando os dois "o que é" anteriores, fica mais fácil definir a modelagem de processos de negócios. A BPM é o trabalho realizado para se representar processos de negócios em modelos, utilizando determinadas metodologias e técnicas. É uma ferramenta utilizada para gerenciamento dos processos dentro de uma organização com diversos objetivos, como documentar e melhorar o que é feito; padronizar; eliminar processos que não geram valor; automatizar processos com sistemas de workflow; ect. Por todas essas características, flexibilidade e também por sua eficiência, vem atualmente ganhando maior visibilidade.
Mas para o arquivista qual seria a vantagem/utilidade dessa ferramenta? Simples, para auxiliar na gestão documental de uma instituição ou organização, pois é necessário que entendamos os processos, fluxos de trabalho, as atividades desenvolvidas, para entendermos o fluxo dos documentos dentro dos setores de trabalho, objetivando organiza-los de maneira adequada permitindo sua recuperação e disponibilização de forma eficiente.
Com toda certeza é uma ferramenta que merece ser explorada, estudada e testada. No entanto é válido ressaltar que é importante que se tenha em mente o(s) objetivo(s) pretendido com a modelagem antes de iniciar o mapeamento.
Fizemos um fluxo de processo de acordo com o que vimos na aula da visita ao Arquivo Central da Universidade de Brasília, esse modelo foi baseado a partir do ponto de vista de nós estudantes objetivando o aprendizado prático no uso do programa Bizagi.
Para melhor entendimento deste fluxo abaixo, sugerimos a leitura de nosso relato de atividade no ACE, clicando AQUI.

É isso pessoal, ficamos por aqui, e até a próxima!

Atividade 2: Pensar no grupo como um fundo arquivístico, destacando todos os documentos produzidos pelo próprio grupo.

ARQ IMIGRANTES

Fundo arquivístico

Olá pessoal!

Na aula de Diplomática, no dia 25/08, estávamos estudando sobre o fundo arquivístico do Arquivo Central da UnB. E foi nos passada a atividade de pensar nos documentos produzidos pelo ARQ IMIGRANTES. Mas antes, iremos falar sobre a definição de fundo, na Arquivologia.

Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 97), fundo é " conjunto de documentos de mesma proveniência", ou de forma mais completa:

"Conjunto de documentos de qualquer natureza - isto é, independentemente da sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo– reunidos automática e organicamente - ou seja, acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição–, criados e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa física ou moral ou por uma família no exercício das suas atividades ou das suas funções " (ARKIVO, 2007).

Os documentos produzidos pelo fundo ARQ IMIGRANTES, são:

• Sobre a chegada de Clarice Lispector ao Brasil- Atividade feita pela aluna Rayana Drachler, que relatou a história de Clarice Lispector, através de documentos;
• Postagem sobre a Revista Acervo- Atividade postada por Layane Rodrigues, sobre a edição Imigração, feita no segundo semestre de 1997;
• Fundo MCEbyte- Atividade em grupo sobre o fundo MCEbyte, uma empresa de viagem virtual;
•  Acervo digital sobre imigração libanesa na América Latina- Atividade postada pelo aluno Rafael Rodrigues, sobre um acervo digital sobre registros da chegada de libaneses na América Latina. 
• Requerimento de nacionalidade através do Ministério da Justiça e Segurança Pública- Feita pelo aluno Ramon Viana.

• Relato de Visitação ao Arquivo Central da Universidade de Brasília- Atividade em grupo que reuniu as informações adquiridas na visita ao Arquivo Central da UnB.

  Até o próximo post!

  
  

   

EXTRA

Arquivo de São Paulo tem aumento de 30 % nos pedidos de certidão de imigração

O Arquivo Público do Estado de São Paulo registrou em 2015 um aumento de 30% nos pedidos de certidões de imigração. Esses documentos são usados, geralmente, por quem precisa provar a nacionalidade dos antepassados para pedir a dupla cidadania.
São milhões de documentos que contam a história de São Paulo. O Arquivo Público é destino de pesquisadores do mundo todo mas, ultimamente, a maioria dos visitantes não vem fazer pesquisa, mas para consultar os documentos de registros de imigrantes que chegaram ao porto de Santos desde 1887.
O objetivo é rastrear os antepassados para conseguir dupla cidadania.
"Não é obrigado a declarar o motivo do pedido, mas geralmente eles declaram que é uma questão de dupla cidadania", afirma o diretor técnico do Arquivo, Aparecido Oliveira da Silva, sobre o aumento da procura em 2015.
"Tem pedidos pra naturalização, regularização de nome ou da situação pra aposentadoria, isso tudo as pessoas pedem também. Mas a gente percebe que o aumento geralmente é pra questão de dupla cidadania", explica Silva.
Há 5 anos, foram 5.135 pedidos de cópias das chamadas "certidões de imigração". Em 2015, foram 7.652. E só nos primeiros 6 meses de 2016 foram 4.091.
Das 30 visitas diárias realizadas ao Arquivo, ao menos 20 são em busca de documentos para tentar a dupla cidadania. A pesquisa pode começar pela internet, vendo se o imigrante foi mesmo registrado em São Paulo. Ou as pessoas podem ir ao Arquivo e mergulhar na papelada para pegar cópias e fazer consultas.

http://g1.globo.com/sao-paulo/noticia/2016/08/arquivo-de-sp-tem-aumento-de-30-das-certidoes-de-imigracao-em-2015.html

https://www.youtube.com/watch?v=GLjtIOhVNME

Atividade 3 - Fases de elaboração de uma postagem no blog do grupo

1. Receber os comandos da atividade através do blog do professor, Diplomática e Tipologia Documental - UnB, para que se possa tomar conhecimento do que deverá ser feito.

2. Determinar quem serão os responsáveis pela realização e postagem da atividade no blog. Algumas atividades podem ser realizadas por apenas um integrantes, enquanto outras podem depender da colaboração de todos.

3. Pesquisar o conteúdo para a atividade. Podem ser utilizados como fontes livros, jornais, artigos, notícias, portais, documentos, sites e outros blogs.

4. Reunir as informações e preparar a postagem. O post pode conter fotos, vídeos, links e outros elementos que o incremente.

 5. Revisar o post com os outros integrantes para possíveis sugestões e modificações.

6. Realizar a postagem no blog do grupo.

7. Postar o link da postagem no blog do professor dentro do prazo, até às 16 horas do determinado dia.

Atividade 1: Relato de Visitação ao Arquivo Central da Universidade de Brasília

Olá pessoal,

sexta feira passada (25/08/2017), nossa aula de DTD foi no auditório do Arquivo Central da Universidade de Brasília - ACE. Lá tivemos que desenvolver uma atividade de investigação proposta pelo professor André, que consistia em responder algumas questões através do levantamento de informações e a cada membro do grupo foi atribuída uma responsabilidade/função, que seguem:

• observador - eram dois observadores, um entrou no acervo permanente e outro no intermediário, tiveram que observar e coletar o maior número de informações, sem tocar, anotar e sem se comunicarem; 
• jornalista - foi aquele que poderia entrevistar qualquer pessoa que estivesse por perto do arquivo, mas que não possuísse qualquer vínculo com o mesmo;
• investigador - aquele que questionou os arquivistas do ACE;
• analista tecnológico - aquele que usou de ferramentas para pesquisar e coletar informações sobre o ACE;
• relator - o que agrupou as informações e ficou responsável em responder os questionamentos propostos.

 As questões foram definidas pelo professor e seguem abaixo:

1. Quais as espécies documentais existentes no ACE?
2. Quais as correspondentes funções de tais espécies?
3. Quais os tipos documentais  existentes nos ACE?
4. Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
5. Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE.
6. Que ações arquivísticas  poderiam ser implantadas no ACE?

No desenvolvimento de nosso trabalho e respondendo as questões propostas, descobrimos que o ACE é composto por um fundo (UnB) e mais ou menos 150 subfundos, além de coleções diversas. Os documentos que compõe seu acervo são diversos em caráter tipológico, porém registramos algumas espécies em suporte de papel para responder a primeira questão da atividade, e são elas:  registro de diplomas, atas de reunião, resoluções de conselhos, propostas pedagógicas, processos administrativos, extratos e conciliações bancárias, entre outras.

Segundo orientação do professor para tornar o exercício executável, selecionamos três espécies documentais que são: atas de reuniões, registro de diploma e propostas pedagógicas. E portanto,

respondendo a segunda questão, entendemos que as atas de reunião tem por função o registro e comprovação de decisões tomadas por aqueles que fizeram parte dela; os registros de diplomas comprovam a entrega dos dos diplomas aos respectivos alunos graduados e as propostas pedagógicas comprovam quais diretrizes foram estabelecidas para a abertura dos cursos existentes na universidade.

Sendo assim, os tipos documentais de nossa amostra são:

• Atas de reunião para registro e comprovação decisões tomadas;
• Registros de diploma para comprovar  que a entrega ao seu titular foi realizada;
• Propostas pedagógicas para comprovar as diretrizes constituídas para a abertura de cursos da universidade.

Relacionamos a teoria das 3 idades aos nossos tipos documentais descritos acima, que também entendemos como séries, então para os registros de diploma e propostas pedagógicas consultamos o plano de classificação utilizado e desenvolvido pelo ACE para classificação de seus documentos da área-fim e nele é descrito e definido que a destinação final desses tipos devem ser de guarda permanente. E as tais atas de reunião, vão pra onde? Pois bem, elas são produzidas por diversos setores dentro da instituição e por consequência versam sobre assuntos distintos entre si e para entendermos sua temporalidade, analisamos o plano de classificação para documentos da área-meio e também da área-fim e percebemos que em grande maioria tendem a ser guardadas permanente, e isso se dá por conta de sua função de registo das decisões tomadas, seja(m) ela(s) em qual(is) assunto(s) for(em). Para quem quiser entender melhor, o Manual de Gestão Documentos do ACE está disponível AQUI, junto com o plano de classificação da atividade meio, Resolução nº 14 do Conarq e o plano de classificação da atividade fim aprovado pelo Arquivo Nacional/Ministério da Justiça  através da Portaria nº 92 no ano de 2011.

Nossa sugestão de plano de classificação para as três espécies e suas respectivas funções segue no quadro abaixo:

GRUPO	Decanato de Ensino de Graduação
SUBGRUPO	Diretoria Técnica de Graduação		Secretaria Administrativa
FUNÇÃO	Registrar decisões	Estabelecer diretrizes constituintes	Comprovar recibo
ESPÉCIE	Atas de Reunião	Propostas Pedagógicas	Registros de Diploma

Para finalizar nosso relato, analisamos não somente pela dinâmica realizada em sala, mas como também pelas ferramentas online disponíveis ao público, e percebemos que há uma grande quantidade de ações que já são realizadas pelo ACE, como por exemplo: consultoria arquivística, difusão do acervo, além de disponibilizar instrumentos de pesquisa online, endereços eletrônicos para consulta ao acervo e promoverem ações de apoio ao ensino.  No entanto, como alunos de arquivologia, onde teoricamente devêssemos estar cientes da existência e do desenvolvimento das atividades do ACE, nada percebemos. Propomos que haja maior divulgação no sentido de difundir o acervo com exposições, palestras, oficinas, tudo isso em ambiente onde haja movimento massivo de pessoas dentro da própria universidade que possam se interessar pelo assunto, já que a localização atual do ACE é um pouco desfavorável nesse sentido, mas também no quesito de sua área útil. E também fazendo convite ativo aos alunos de arquivologia para que possam se engajarem e até talvez desenvolverem projetos com objetivo de complementar a formação acadêmica.

Até a próxima postagem!