Olá pessoal,
sexta feira passada (25/08/2017), nossa aula de DTD foi no auditório do Arquivo Central da Universidade de Brasília - ACE. Lá tivemos que desenvolver uma atividade de investigação proposta pelo professor André, que consistia em responder algumas questões através do levantamento de informações e a cada membro do grupo foi atribuída uma responsabilidade/função, que seguem:
- observador - eram dois observadores, um entrou no acervo permanente e outro no intermediário, tiveram que observar e coletar o maior número de informações, sem tocar, anotar e sem se comunicarem;
- jornalista - foi aquele que poderia entrevistar qualquer pessoa que estivesse por perto do arquivo, mas que não possuísse qualquer vínculo com o mesmo;
- investigador - aquele que questionou os arquivistas do ACE;
- analista tecnológico - aquele que usou de ferramentas para pesquisar e coletar informações sobre o ACE;
- relator - o que agrupou as informações e ficou responsável em responder os questionamentos propostos.
As questões foram definidas pelo professor e seguem abaixo:
- Quais as espécies documentais existentes no ACE?
- Quais as correspondentes funções de tais espécies?
- Quais os tipos documentais existentes nos ACE?
- Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
- Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE.
- Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?
No desenvolvimento de nosso trabalho e respondendo as questões propostas, descobrimos que o ACE é composto por um fundo (UnB) e mais ou menos 150 subfundos, além de coleções diversas. Os documentos que compõe seu acervo são diversos em caráter tipológico, porém registramos algumas espécies em suporte de papel para responder a primeira questão da atividade, e são elas: registro de diplomas, atas de reunião, resoluções de conselhos, propostas pedagógicas, processos administrativos, extratos e conciliações bancárias, entre outras.
Segundo orientação do professor para tornar o exercício executável, selecionamos três espécies documentais que são: atas de reuniões, registro de diploma e propostas pedagógicas. E portanto,
respondendo a segunda questão, entendemos que as atas de reunião tem por função o registro e comprovação de decisões tomadas por aqueles que fizeram parte dela; os registros de diplomas comprovam a entrega dos dos diplomas aos respectivos alunos graduados e as propostas pedagógicas comprovam quais diretrizes foram estabelecidas para a abertura dos cursos existentes na universidade.
Sendo assim, os tipos documentais de nossa amostra são:
- Atas de reunião para registro e comprovação decisões tomadas;
- Registros de diploma para comprovar que a entrega ao seu titular foi realizada;
- Propostas pedagógicas para comprovar as diretrizes constituídas para a abertura de cursos da universidade.
Relacionamos a teoria das 3 idades aos nossos tipos documentais descritos acima, que também entendemos como séries, então para os registros de diploma e propostas pedagógicas consultamos o plano de classificação utilizado e desenvolvido pelo ACE para classificação de seus documentos da área-fim e nele é descrito e definido que a destinação final desses tipos devem ser de guarda permanente. E as tais atas de reunião, vão pra onde? Pois bem, elas são produzidas por diversos setores dentro da instituição e por consequência versam sobre assuntos distintos entre si e para entendermos sua temporalidade, analisamos o plano de classificação para documentos da área-meio e também da área-fim e percebemos que em grande maioria tendem a ser guardadas permanente, e isso se dá por conta de sua função de registo das decisões tomadas, seja(m) ela(s) em qual(is) assunto(s) for(em). Para quem quiser entender melhor, o Manual de Gestão Documentos do ACE está disponível AQUI, junto com o plano de classificação da atividade meio, Resolução nº 14 do Conarq e o plano de classificação da atividade fim aprovado pelo Arquivo Nacional/Ministério da Justiça através da Portaria nº 92 no ano de 2011.
Nossa sugestão de plano de classificação para as três espécies e suas respectivas funções segue no quadro abaixo:
GRUPO
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Decanato de Ensino de Graduação
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SUBGRUPO
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Diretoria Técnica de Graduação
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Secretaria Administrativa
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FUNÇÃO
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Registrar decisões
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Estabelecer diretrizes constituintes
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Comprovar recibo
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ESPÉCIE
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Atas de Reunião
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Propostas
Pedagógicas
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Registros de
Diploma
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Para finalizar nosso relato, analisamos não somente pela dinâmica realizada em sala, mas como também pelas ferramentas online disponíveis ao público, e percebemos que há uma grande quantidade de ações que já são realizadas pelo ACE, como por exemplo: consultoria arquivística, difusão do acervo, além de disponibilizar instrumentos de pesquisa online, endereços eletrônicos para consulta ao acervo e promoverem ações de apoio ao ensino. No entanto, como alunos de arquivologia, onde teoricamente devêssemos estar cientes da existência e do desenvolvimento das atividades do ACE, nada percebemos. Propomos que haja maior divulgação no sentido de difundir o acervo com exposições, palestras, oficinas, tudo isso em ambiente onde haja movimento massivo de pessoas dentro da própria universidade que possam se interessar pelo assunto, já que a localização atual do ACE é um pouco desfavorável nesse sentido, mas também no quesito de sua área útil. E também fazendo convite ativo aos alunos de arquivologia para que possam se engajarem e até talvez desenvolverem projetos com objetivo de complementar a formação acadêmica.
Até a próxima postagem!
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