Boa tarde! Hoje iremos estabelecer alguns conceitos encontrados na tipologia documental que podem parecer semelhantes e gerar confusão.
Espécie, tipo e série documental:
Segundo Bellotto, espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas e que obedece a fórmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. E de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.
Ou seja, é dizer se o documento em questão é um ofício, carta, ata, memorando, portaria, boletim, atestado, certificado, etc. É estabelecer o que o documento é.
Já o tipo documental, segundo Bellotto, é a configuração que assume a espécie
documental de acordo com a atividade que ela representa. Para o Dicionário de Terminologia Arquivística é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
É você atribuir à espécie documental uma atividade administrativa e estabelecer sua função/razão funcional naquela instituição. É estabelecer o que o documento é e para que ele serve. Às espécies documentais citadas anteriormente, podemos atribuir uma função/atividade, como ata de reunião, boletim de ocorrência, portaria de designação, etc.
A série documental é definida como a subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos
relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística. Ou seja, é um conjunto de documentos de mesma espécie documental reunidos por exercerem a mesma função ou atividade dentro do órgão.
Arquivo e coleção:
A palavra "arquivo" possui vários significados, podendo se referir à instituição ou serviço que faz a custódia de documentos, as instalações onde estes arquivos funcionam, o móvel destinado à guarda de documentos, e o conceito principal, que é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza
do suporte. Já os documentos e objetos de uma coleção possuem um único vínculo que é pertencerem à mesma natureza e por este motivos foram reunidos e ordenados e têm como objetivo serem expositivos, não tendo ligação com as atividades ou funções que desempenham.
Classificação e plano de classificação:
Classificar é o ato de organizar, reunir e agrupar elementos de acordo com suas semelhanças. No meio arquivístico, classificar é, além disso, fazer a análise e identificação do conteúdo dos documentos e compreender as atividades que estes documentos exercem dentro daquela organização e não apenas agrupá-los por suas semelhanças. O plano de classificação é o instrumento utilizado pela arquivística para separar os documentos em classes, sub-classes, grupos e sub-grupos de acordo com suas funções e sub-funções.
Autenticidade e veracidade:
Autenticidade é atribuir valor a um documento para que este seja considerado legítimo e possa exercer suas funções administrativas e legais. Este valor pode ser apresentado por meio de uma assinatura ou carimbo, por exemplo. Se o documento apresenta estas características e os requisitos necessários para esta constatação, pode ser considerado autêntico. Já a veracidade diz respeito sobre o conteúdo do documento e se suas informações são verdadeiras ou não. A autenticidade não garante a veracidade das informações do documento, apenas atesta que o documento apresentou tais características necessárias. Da mesma forma, por mais que um documento seja verídico e suas informações sejam reais, como por exemplo uma cópia fiel de certidão de nascimento, se não houver nenhum tipo de comprovação, no caso ser reconhecida em cartório, o documento não é considerado autêntico.
